Det er i alles interesse, at den bedst mulige rådgiver bliver tilknyttet helhedsplanen i Hyldespjældet. Med en byggesag af Hyldespjældets størrelse og type, bruges der ofte 10 procent af projektets samlede økonomi på rådgivning. Rådgiveren arbejder på byggesagen frem mod og under renoveringen. Det er rådgiveren der står for projekteringen. Det er den detaljerede planlægning af, hvordan renoveringen helt praktisk skal udføres. Projekteringen er udgangspunktet for udbuddet af selve byggeopgaven. Rådgiveren er med til at sikre at vi når i mål med et godt resultat. Det er derfor en væsentlig funktion, der nu skal findes nu.

Udbud er et lovkrav

Hyldespjældets Helhedsplan er en stor byggesag. Med en samlet pris på 300 millioner er den et godt stykke over Udbudslovens krav om udbud på alle opgaver til mere end 2,1 millioner kroner.

Udbudsloven opstiller nogle meget konkrete regler for, hvordan udbuddet foregår.

Reglerne skal sikre en fair mulighed for at alle kvalificerede firmaer kan byde, og at deres bud vurderes objektivt i forhold til hinanden.

To runder

Et udbud har to runder. I første omgang kan alle der har lyst byde på opgaven. Ud af de bydende udvælges et antal tilbud som prækvalificeres til at komme med et endeligt og mere detaljeret bud. Læs hvem, der er prækvalificerede til at byde på opgaven som totalrådgiver, her.

Hvad står der i tilbuddene

De rådgiverfirmaer, der er ud udvalgt til at byde på opgaven, skal sende et tilbud til BO-VEST.

Tilbuddet skal beskrive, hvordan de vil gennemføre rådgiveropgaven, hvilke erfaringer firmaet og medarbejdere har med lignende opgaver, og hvilken pris de tager for at udføre opgaverne.

Det er BO-VESTs administration, der sammen med bygherrerådgiver COWI vurderer tilbuddene.

Stor vægt på beboerinddragelse

Vurderingen foregår ud fra tre parametre, der er vægtet med hver sin procentsats. Parametrene og vægtningen af dem er fastsat i samarbejde med byggeudvalget.

Parametrene er:

·       Pris, vægtet med 40%
·       Relevante erfaringer, vægtet med 30 %
·       Processen, vægtet 30 %

I udbuddet af Hyldespjældets helhedsplan er der lagt stor vægt på, hvordan beboeren inddrages og på at rådgiveren har øje for, at processen omkring renovering skal foregå smidigt og være til så lille gene for beboerne som muligt.

Forhandlinger undervejs

Byggesagen har valgt at køre et udbud med forhandling. Det betyder, at administration og COWI har mulighed for at tage en dialog med de bydende rådgiverfirmaer midtvejs i beslutningsprocessen.
Herefter kan de bydende skærpe deres tilbud eller lave ændringer, hvis de har misforstået dele af opgaven, eller noget i udbudsmaterialet fremstår uklart.
De løbende forhandlinger sikrer, at der ikke bliver lavet en aftale, der beror på misforståelser.
Når den bedste tilbud er fundet, bliver Hyldespjældets beboere informeret.